Arkivplanen skal nyttast som eit styringsverkty og er eit arbeidsreiskap for alle tilsette ved IKA Hordaland. Målet er at alle som handterer dokumentasjon, som vert til som ledd i den verksemda IKA Hordaland driv, skal kunne finne informasjon om kva retningsliner som må følgjast for dei einskilde funskjonane.
Arkivplanen gjev bindande retningsliner for handsaming av all informasjon og dokumentasjon hjå IKA Hordaland. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene.
Arkivplanen skal sikre at IKA Hordaland tek omsyn til arkivansvaret sitt etter arkivlovas § 6:
Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er trygge som informasjonskjelder for samtid og ettertid.
Arkivplanansvarleg skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei vert sett i verk og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.
Oppdatering av arkivplanen skal skje når:
- selskapet opprettar eit nytt arkiv eller ein ny arkivdel
- det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
- selskapet tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
- selskapet opprettar eller legg ned styre eller utval
- det vert gjort vesentlege endringar i selskapet sitt delegasjonsreglement
- oppgåver vert overført til verksemder utanfor selskapet
Arkivplanansvarleg avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når:
- det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
- det blir tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon
Periodisering av arkivplanen skal skje:
- samstundes som periodisering av arkivet skjer; kvart 4. år.
Arkivplanen vert oppdatert jamleg. Det vert sendt ut melding til dei partar det gjeld, straks ein revisjon/korrigering er utført.
Alle brukarar har ansvar for å gje tilbakemelding på den informasjon som er i arkivplanen. Om registrerte opplysningar ikkje er korrekte eller endringar er gjort, skal arkivleiar kontaktast.
Arkivleiar har ansvar med å sjå til at alle tilsette hjå IKA Hordaland held seg til dei rutinane som til ei kvar tid gjeld.
