Utskriftsvennlig versjon

Ansvar, oppgåvefordeling og fullmakter

Selskapet har etter § 20 i selskapsavtala arkivplikt jf. forskift om offentlege arkiv. Dagleg leiar står oppført som arkivskapar. Vedkommande har det overordna ansvaret for selskapet sine arkiv. Arkivleiar har ansvar for organisering og oppfølging av arkivarbeidet, og at dette er i samsvar med lover og forskrifter om offentlege arkiv.

Dagleg leiar har ansvar for å;

  • gjennomføre offentleghetsvurdering
  • bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert tekne vare på
  • journalføre eigenproduserte dokument
  • rapportere til styret om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
  • føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
  • føre kontroll med at dei aktive arkiva i selskapet er forsvarleg oppbevart og sikra
  • ta initiativ til oppdatering/endring i arkivplanen
  • passe på at nytilsette får nødvendig opplæring
  • gje fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at ansatte får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse
  • halde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlige arkiv

Arkivleiar har ansvar for å;

  • motta, opne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post
  • gå igjennom og fordele post til rett sakshandsamar
  • kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt
  • kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året
  • sjå til at restanselister vert følgd opp
  • kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv
  • arkivere
  • journalføre eigeproduserte dokument
  • frankere utgåande post
  • ta initiativ til og gjennomføre oppdatering/endring i arkivplanen i samråd med dagleg leiar
  • ta med dagleg leiar på råd når selskapet skal velje edb-baserte sak-/arkivsystem

Sakshandsamer har ansvar for å;

  • levere personleg adressert post, anten det er papirdokument eller e-post, til sentralarkiv for journalføring
  • opprette nye arkivsaker i samband med journalføring
  • ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av sakshandsamingssystem
  • kontrollere at riktig offentlegsvurdering er gjort
  • avskrive inngåande og interne dokument som er handsama
  • utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldande retningsliner
  • utgående brev leggjast i konvolutt og leverast til sentralarkiv for frankering
  • avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdig handsama
Laster...