Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Ansvar, oppgåvefordeling og fullmakter

Selskapet har etter § 20 i selskapsavtala arkivplikt jf. forskift om offentlege arkiv. Dagleg leiar står oppført som arkivskapar. Vedkommande har det overordna ansvaret for selskapet sine arkiv. Arkivplanansvarleg har ansvar for organisering og oppfølging av arkivarbeidet, og at dette er i samsvar med lover og forskrifter om offentlege arkiv.

 

Dagleg leiar har ansvar for å;

  • føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
  • oppmode alle tilsette til å sette seg ogdt inn i selskapet sin arkivplan
  • journalføre eigenproduserte dokument
  • rapportere til styret om verksemda si arkivteneste og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
  • føre kontroll med at dei aktive arkiva i selskapet er forsvarleg oppbevart og sikra
  • ta initiativ til oppdatering/endring i arkivplanen
  • passe på at nytilsette får nødvendig opplæring
  • sørgje for at ansatte får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse
  • halde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlige arkiv

Ansvarleg for arkivplanen skal;

  • utføre systematisk gjennomgang av arkivplanen jamleg, minimum 1 gong i året eller når det skjer store endringar
  • ta initiativ til og informere dagleg leiar om endringar i arkivlanen
  • halde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlige arkiv
  • bli tatt med på råd når nye selskapet skal anskaffe nye system eller det skjer endringar i rutiner og instruksar i dei einskilde fagområda

Ansvarleg for post og sak-arkivsystemet skal;

  • motta, opne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post
  • kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt
  • gå igjennom og fordele post til rett sakshandsamar
  • kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året
  • sjå til at restanselister vert følgd opp
  • kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv
  • arkivere
  • journalføre eigeproduserte dokument
  • frankere utgåande post

Sakshandsamer har ansvar for å;

  • opprette sak og journalføre  personleg adressert post, anten det er papirdokument eller e-post
  • ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av sakshandsamingssystem
  • kontrollere at riktig offentlegsvurdering er gjort
  • avskrive inngåande og interne dokument som er handsama
  • utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldande retningsliner
  • utgåande papirbrev leggjast i konvolutt og leverast til postansvarleg for frankering
  • avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdig handsama
  • sette seg inn i rutinar og innstruksar for bruk av alle system i selskapet, til dømes sak-arkivsystemet, Svar-Ut, Altinn osb., etter kva for sakar ein handsamar.
Laster...