Arkivplanen skal nyttast som eit arbeidsreiskap av alle tilsette ved IKAH. Målet er at alle som handterer dokument som vert til, som ledd i den verksemda IKAH driv, skal kunna finna informasjon om kva retningsliner som må følgjast.
Arkivplanen gjev bindande retningsliner for handsaming av all informasjon og dokumentasjon hjå IKAH. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene.
Arkivplanen skal sikre at IKAH tek omsyn til arkivansvaret sitt etter arkivlovas § 6:
Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er trygge som informasjonskjelder for samtid og ettertid.
Arkivleiar skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei vert sett i verk og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.
Oppdatering av arkivplanen skal skje når:
- selskapet opprettar eit nytt arkiv eller ein ny arkivdel
- det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
- selskapet tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
- selskapet opprettar eller legg ned styre eller utval
- det vert gjort vesentlege endringar i selskapet sitt delegasjonsreglement
- oppgåver vert overført til verksemder utanfor selskapet
Arkivleiar avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når:
- det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
- det blir tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon
Arkivplanen vert oppdatert jamleg. Det vert sendt ut melding til dei partar det gjeld, straks ein revisjon/korrigering er utført.
Alle brukarar har ansvar for å gje tilbakemelding på den informasjon som er i arkivplanen. Om registrerte opplysningar ikkje er korrekte eller endringar er gjort, skal arkivleiar kontaktast.
Arkivleiar hjå IKAH er Lill Tåve Wallmark telefon 55306096 eller e-post lill.wallmark@ikah.no
Arkivleiar har ansvar med å sjå til at alle tilsette hjå IKAH held seg til dei rutinane som til ei kvar tid gjeld.
