Riksarkivarens forskrift Kap. 1
§1-1 Arkivplan
(1) Alle offentlige organer skal til enhver tid ha en ajourført arkivplan jf. arkivforskriften §4. Arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i organets internkontroll med arkivarbeidet. I arkivplanen skal organet dokumentere hvordan arkivansvaret blir ivaretatt, og hvordan arkivfunksjonen er organisert. Arkivplanen skal gi en samlet oversikt over organets arkiv, jf. arkivlova §2 bokstav b.
(2) Arkivplanen skal, i tillegg til å oppfylle krav som ellers følger av denne forskriften, minst inneholde:
a) organisering av arkivfunksjonen og delegeringsfullmakter på arkivområdet, inkludert hvor ansvaret for å forvalte arkivene er plassert, samt eventuelle avtaler om kjøp av arkivtjenester,
b) rutiner for dokumentfangst, journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring av arkivene, jf. arkivforskriften §12,
c) rutiner for oppbevaring og sikring av arkivene,
d) klassifikasjon som blant annet viser hvilke prosesser arkivdokumentene inngår i, jf. arkivforskriften §5,
e) oppdatert arkivoversikt som viser hvor arkivdokumentene er lagret,
f) bevarings- og kassasjonsplan med oppbevaringsfrister og rutiner for gjennomføring av planene, jf. arkivforskriften §16, og
g) avleveringsplan for statlige organ, jf. arkivforskriften §19).
IKA Hordaland
Arkivplanen vår skal vere IKA Hordalans sitt kvalitetssystem for arkivdanning og arkivforvaltning.
Arkivplanen skal vere eit styrande dokument og arbeidsverktøy, Den skal skildre ansvar og samle retningslinjer, rutinar og bestands- og systemoversikter på ein stad. Den gir bindande retningslinjer for handsaming av all informasjon og dokumentasjon i selskapet. Alle tilsette ved IKA Hordaland skal til enhver tid halde seg orientert om arkivplanen sitt innhald, og følgje dei retningslinjene og rutinane som planen innheld.
