System namn/leverandør eller type system:

Systemeigar-adm./verksemdområde:

Må vi følgja NOARK-standarden?

Ja

Nei

1. Systemet vert brukt til å dokumentera saksarbeid  

Dvs. dokumenterer saksarbeidsprosessen og/eller skapar original støtteinformasjon for beslutningsprosessen.

2 . Systemet lagrar dokumentasjon som er arkivverdig av andre grunnar.

Rettsdokumentasjon, rettsleg eller økonomisk informasjon for kommunen eller innbyggjarane til kommunen, informasjon som dokumenterer verksemda til kommunen, informasjonen av samfunnmessig, historisk, kulturell eller forskningsmessig verdi.

Ja på spørsmål 1 eller 2=Systemet må ha ein NOARK-kjerne, med mindre:

3. Dokumentasjonen skal avleverast på papir eller lagrast i eit anna datasystem.

Ja på spørsmål 3=Systemet treng likevel ikkje NOARK-kjerne.

Treng systemet postliste/offentleg journal (publiserast på internett)?

4 . Systemet vert brukt til å produsera eller arkivera saksdokument.

Saksdokument er inn- og utgåande frå dokument som er gjenstand for sakshandsaming.

Ja på spørsmål 4 =Systemet må produsera ei postliste/offentleg journal, med mindre:

5 . Dokumentasjonen vert overført til ein annan NOARK-løysing, som til dømes Websak eller Ephorte.

Ja på spørsmål  5=Systemet trenger ikke å produsere egen postliste/offentlig journal.

Dersom du skal anskaffe eit fagsystem som har definerte arkivkrav, og eventuelt krav til postliste/offentlig journal, ta kontakt med IKAH. Sjå meir informasjon på side 2.

Hjelp til vurdering av arkivstandard – Innkjøp av fagsystem

post@ikah.no

Interkommunalt Arkiv i Hordaland. 

Fyll ut resten av skjemaet, og ta med til møtet – eller gjerne send inn før møtet.

Innkjøp av fagsystem som skal arkiverast elektronisk skal skje iht. NOARK 5 standard.

NOARK 5-standarden finst skildra her:

https://www.arkivverket.no/forvaltning-og-utvikling/NOARK-standarden/NOARK-5

Mellombels godkjende kjernar finst her:

https://www.arkivverket.no/forvaltning-og-utvikling/NOARK-standarden/NOARK-5/midlertidig-godkjente-losninger-NOARK5

Skjemaet vert brukt til førebuing før møte med IKAH, og inneheld spørsmål og refleksjonar som systemeigar bør ha teke stilling til.

Innkjøp av fagsystem med krav til arkivering

Svar/utfyllande informasjon

OK

1 . Arkivfaglige spørsmål - punkt 1.1 til 1.4 under er jfr. ‘Bevaring- og kassasjonsplan’.

1.1 Er de pålagt å ta vare på informasjonen i systemet gjennom anna lovverk enn arkivloven?

Kva for reglar gjeld her?

1.2 Kva av informasjonen skal takast vare på for all framtid og kva skal berre takast vare på i ein avgrensa periode (jfr. lovverket til arbeidsområdet ditt)? Hugs at berre Riksarkivaren kan godkjenna kassasjon.

1.3 Dersom informasjon berre skal takast vare på for ein periode: Kor lenge? 2 år? 5 år? 10 år? Vil det finnast informasjon i systemet som vi iht. regelverk er pålagt å sletta eller kassera etter ei viss tid?

1.4 Sørg for at sletting og kassasjon vert implementert i systemet. Ta ein beslutning om gjeldande informasjon skal slettes automatisk etter ei viss tid, eller om ein har behov for å kontrollera den manuelt først.

1.5 Hugs å rapportera fagsystemet til IKAH, om det inneheld arkivverdig informasjon og kva denne består i. Skjemaet vert òg sendt til IKAH (interkommunalt arkiv), arkivdepot.

Arkivleiar må vera kjent med skifte av system.

2 . Spørsmål om sikring

2.1 Kva for typar opplysningar skal inn i denne kjernen. Er nokon av desse personssensitive eller av andre grunnar sett bort frå offentlighet?

2.2 Dette vert regulert av fleire lovar, men her er

nokon av dei viktigaste: 

Personopplysningsloven:

http://www.lovdata.no/all/hl-20000414-031.html

Sikkerhetsloven:

http://www.lovdata.no/all/nl-19980320-010.html

Helseregisterloven:

http://www.lovdata.no/all/hl-20010518-024.html

3 . Spørsmål om offentlighet og innsyn

3.1 Offentleg saksarbeid skal i størst mogleg

grad vera gjennomsiktig. Sjå offentleglova:

http://www.lovdata.no/all/hl-20060519-016.html

Korleis vert dette kravet oppfylt?

3.2 Skal denne i-en såg fall skje gjennom offentleg journal eller ser ein for seg ei løysing med manuell bestilling? Er informasjonen sikker nok til at ein kan ha ein heilautomatisk bestillingsløysing?

4 . Spørsmål om dokumentfangst

4.1 Er det aktuelt å integrera fagsystemet med ei sak/arkiv løysing, eller med andre fagsystem? (deling av dokument, register osv.)

4.2 Er det aktuelt å henta inn SMS, chat, epost og liknande som vert motteke/oppstår under mottatt saksarbeide. Korleis skal desse i såg fall hentast inn i systemet?

4.3 Kva med det omvende? Skal andre fagsystem og applikasjonar kunne henta opplysningar frå dette systemet?

5 . Spørsmål om autentisitet, journal- og loggføring

5.1 Systemet må ha ein form for journal som daterer alle dokument som fins i systemet. Dette gjeld både for dei som er skapt i systemet og dei som kjem utanfrå (inngåande).

5.2 Vil det vera mogleg å endra på dokument som i utgangspunktet er ferdige? Dette vil i så fall øydeleggja autentisiteten.

5.3 Dersom endringar på ferdige dokument må vera mogleg, må det òg finnast eit system for å loggføra desse endringane. Er dette ivaretatt?

5.4 Vil det vera behov for at saksarbeidarar kan signera dokument elektronisk? Korleis verta elles dokumentert dokumentflyt og autentisitet?

5.5 Skal ein ha eit system for å påføra merknader? Desse må i såfall òg verte signert og datert.