Etter offentleglova er hovudregelen at alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og andre registre. Lova inneheld vidare føresegn om kva som kan reknast som dokument og når eit dokument vert offentleg.

Innsyn kan krevjast munnleg eller skriftleg.

Kravet om innsyn kan skje anonymt.

Førespurnad om innsyn skal registrerast i postjournal og arkiverast.

Spørsmål om innsyn skal avgjerast ved kvar enkelt førespurnad. Det skal vere høve til å be om innsyn i alle dokument, uavhengig av førehandsklassering. Dersom ein mottek ein førespurnad om innsyn i et dokument som i utgangspunktet er unnateke offentlegheit, skal ein gjere ei ny offentlegvurdering.

Dersom det blir gitt avslag på krav om innsyn, skal avslaget grunngjevast med lovheimel. Dersom dokumentet/journalposten vert skjerma eller unntatt med heimel i offl. § 13, skal det visast til den lovheimelen som gir grunnlag for teieplikta (t.d. fvl. § 13-1, 13-2). Det er i utgangspunktet berre dei opplysningane i dokumentet som er underlagt teieplikt som skal unntakast.

Unntak

Einskilde dokument eller opplysningar vil vera unnateke frå offentleg innsyn. Det kan eksempelvis dreia seg om interne dokument, eller dokument som inneheld personopplysningar av særleg kategori jf. artikkel 9 i lov om behandling personopplysningar.

Dokument som er unnateke offentleg innsyn vert vist i postjournalane med markeringa § (unntaksheimel).                

Dei som ynskjer innsyn i eit dokument som er unnateke frå offentleg innsyn, skriv ein søknad og sender den til Kvam herad. Digitalt skjema på heimesida kan nyttast. Krav om innsyn i saker/dokument som ikkje er offentleg skal journalførast i den arkivsaka det gjeld.

Blir kravet om innsyn avslått, kan vedtak klagast på til statsforvaltaren via kommunen. (Forvaltningslova kapittel VI).

Generelt om identifikasjon

Den som ber om innsyn i arkiv skal ved hjelp av den offentlege journalen identifisera den saka eller dei dokument vedkommande vil ha innsyn i.

Sakshandsaming

Avgjersle om innsyn vert handsama av sakshandsamar snarast mogeleg, og normalt innan 1-3 arbeidsdagar. Sakshandsamar kan få hjelp av arkivleiar til å handsame innsynskravet. Dersom det vert gjeve avslag på krav om innsyn, skal avslaget grunngjevast med lovheimel. Det skal orienterast om klagetilgang og klagefrist. 

Personar som søkjer om innsyn på vegne av ein annan, skal det følgje med skriftleg fullmakt. (Det er viktig å kontrollere kven fullmakta gjeld for, og at fullmakta omfattar etterspurte opplysningar.)

Eit eventuelt skriftleg krav om innsyn og svaret på kravet er arkivverdige dokument som skal journalførast. Krav om innsyn som vert levert direkte til sakshandsamar skal straks vidaresendast til postmottak for journalføring.

Ekspedering

Dokument som det er bedt om å få innsyn i skal ekspederast av sakshandsamar. Eigen tekstmal i WebSak skal brukast til å handsame innsynskravet. Dersom dokument vert sladda, skal den sladda versjonen verta lagd med som vedlegg. 

Tidsaspekt

Sakshandsamar skal svare på innsynskrav utan ugrunna opphald, dvs. 1-3 arbeidsdagar.

Dersom den som har kravd innsyn, ikkje har fått svar innan 5 arbeidsdagar etter at organet mottok kravet, skal dette reknast som eit avslag som kan påklagast (offentleglova § 32). Forseinkingar skal vera grunngjeven og det skal vera eit unntak at det går utover 5 dagar.

Partsinnsyn

Ein part har rett til å gjera seg kjent med dokument i si sak og be om innsyn i desse. Rett til innsyn som part vert regulert av forvaltningslova §§ 18 – 19, og ikkje av offentleglova.

Kven som er part går fram av forvaltningslova § 2 (1) bokstav e): Part er ein «person som ei avgjersle rettar seg mot eller som saka elles direkte gjeld».

Det er ikkje nok å ha uttalt seg eller vera omtalt i ei sak, for å kunna verta rekna som part, men desse personane vil kunne ha rett på innsyn etter offentleglova.

Den som er part i sak der det er gjort enkeltvedtak, har ofte behov for å gjera seg kjent med dokumenta i saka. Hovudregelen er at part i sak har rett til innsyn i alle saksdokumenta, sjå forvaltningslova § 18 (1).

Ein må ha heimel for å nekte ein part rett til innsyn.

Unntaka frå retten til innsyn går fram av forvaltningslova § 18 (1) siste pkt. og §§ 18a – 19.

Dokument unnateke frå innsyn kan vera:

• Dokument utarbeidd for kommunen si interne saksførebuing
• Opplysningar om forretningsforhold
• Opplysningar som gjeld nasjonal tryggleik
• Opplysningar som kan føra til ei negativ helsemessig utvikling for parten 

Sjølv om innsyn kan nektast, har parten i fleire høve rett på innsyn i dei faktiske opplysningane som går fram av dokumenta, sjå forvaltningslova § 18 c.

Meirinnsyn skal alltid vurderast, sjå forvaltningslova § 18.

Korleis dokumenta vert gjort tilgjengeleg ved innsyn går fram av forvaltningslova § 20.

Dersom parten blir nekta innsyn kan vedkommande klage etter regler i forvaltningslova kapittel VI.

Partsinnsyn i saker om tilsetjing i offentleg forvaltning har krav på:

• Utvida søkjarliste, sjå forvaltningslovforskrifta § 15.
• Opplysningar om seg sjølv, sjå forvaltningslovforskrifta § 16.
• Opplysningar som gjeld andre søkjarar, sjå forvaltningslovforskrifta § 17.   
• Skriftleg referat om kva parten sjølv har sagt i intervju eller anna samtale, sjå forvaltningslovforskrifta § 18.   
• Kven som er innstilt til stillinga og den rekkefølgje dei er innstilt i, sjå forvaltningslovforskrifta § 19.

Personalmapper

Tilsette eller hans/hennar fullmektig kan krevja og få innsyn i eiga personalmappe, men dei kan ikkje krevja dei utlevert, sjå personvernforordning kapittel 15 og forvaltningsloven §18.

Heimeltilvising ved ikkje offentleg:

I tilfelle krav om innsyn viser ein til rett paragraf i offentleglova med tilhøyrande bestemmelse. Eks:

• Offentleglova § 14 interne dokument
• Offentleglova § 13 opplysningar underlagt teieplikt i lov eller i medhald av lov
• Offentleglova § 23 forsvarlig lønns- og personalpolitikk (lønsforhandlingar/krav)
• Offentleglova § 25 dokument som gjelder tilsetting eller forfremjing.

Elevmapper

Både elevar og føresette har rett til innsyn i kva skulen har registrert om dei og korleis personopplysningane er sikra. Dette er heimla i personopplysningslova § 1, personvernforordningen artikkel 15.

Kva for opplysningar som er unnateke frå innsyn går fram av personopplysningslova §§ 16-17 og § 1, personvernforordningen artikkel 23.

Korleis etterspurd informasjon vert gitt går fram av personopplysningslova § 23. Ein må ha heimel for å nekte ein part rett til innsyn, sjå over under partsinnsyn.

(Sjå Verjemålslova)

Pasientmapper

Krav om innsyn i pasientmappe vert handsama etter pasient- og brukerrettighetsloven § 5-1, sjå helsepersonellova § 41.

Klientmapper

Part som ber om innsyn i eigen klientmappe vert handsama etter reglane om innsyn i forvaltningslova, jf. reglar om partsinnsyn skildra over.

Innsyn i fysisk saksmappe skjer i Kvam herad sine lokale. (Dette gjeld uavhengig av om det er klienten sjølv som ynskjer innsyn eller klienten sin advokat/fullmektig.

Eventuelt kan kontoret sende ei dokumentliste kor klienten kan krysse av for kva dokument ho/han vil ha kopi av.