| |
|
Systeminformasjon |
|
| Systemnavn: |
Compilo |
| Tatt i bruk: |
30.04.2012 |
| Avsluttet dato: |
|
| |
|
Administrative data |
|
| Arkivserier/Arkivdeler: |
|
| Innhold: |
Kvalitetsstyringssystem - melding og handsaming av avvik
Database for lagring og ajourhald av Bømlo kommune sin dokumentasjon av rutinar, planar, reglement, prosedyrer, handbøker og brukarmanualar.
Årshjul - modul.
Det er våren 2022 bestilt integrasjon mellom Compilo og sak-arkiv systemet Elements, for sikker arkivering og lagring av dokument frå skyløysinga, integrasjon iverksett og arkivering starta mars 2023.
Meldingssystem for melding om avvik og avvikshandtering |
| Lisensinnehaver: |
Bømlo kommune |
| Brukergrupper: |
Alle tilsette |
| Systemansvarlig: |
Bente Ovesen |
| Driftansvarlig: |
Compilo as |
| Relasjon til andre system: |
Forventar integrasjon mot arkiv i Elements i løpet av 2022 for arkivering av avvik og arkivverdig dokument som planar og rutinar. Iverksett mars 2023. |
| Leverandør: |
Compilo as
Tidlegare var Kvalitetslosen AS leverandøren og systemet heite Kvalitetslosen. |
| Merknader: |
Databehandleravtale signert 19.09.2018 |
| |
|
Tekniske data |
|
| Databaseplattform: |
msql |
| Produksjonsformat: |
woord, excel, pdf, jpg, txt og HTML - sider. |
| Arkivformat: |
|
| Merknader: |
Compilo nyttar fylgjande underleverandørar:
Fjordane IT
Amazon Web Services |
| |
|
Bevaring |
|
| Kassasjon: |
Nei
|
| Hjemmel: |
|
| Tabelluttrekk: |
Vert vurdert ved endring av systemet. Skal takast endeleg uttrekk ved avslutting av systemet. |
| Overføring: |
Digitalt sikringsdepot ved IKA Hordaland. |
| Metadata: |
|
| Merknader: |
|
| Godkjent av: |
|
| Dato: |
27.03.2023 |
| |
|
Infosikkerhet |
|
| Meldeplikt: |
Nei
|
| Dato for sist meldt: |
|
| Klassifikasjon: |
Sensitiv
|
| Risikovurdering: |
Ved melding om avvik skal ikkje personnamn nyttast, men det er likevel ein risiko for at personnamn (tilsett, tenestemottkarar) vert nytta. |
| Tilgjengelighet: |
Ja |
| Integritet: |
Ja |
| Konfidensialitet: |
Ja |
| |
|
GDPR |
|
| Databehandleravtale: |
Ja |
| Type personopplysninger: |
Namn, e-post, telefonnummer, IP-Adresse, rolle i organisasjonen,
organisatorisk tilhørighet.
Personopplysingane gjeld alle tilsette/personar med tilgang til Compilo.
Bømlo kommune kjøper teneste hjå Sikri Samsvar for oppfylging av GDPR og personvern. |
| Systemtype: |
Skybasert |
| Systemplassering: |
Sky |
| Systemeier: |
Bømlo kommune |
| Behandlingsansvarlig: |
Bømlo kommune |
| Innhentet databehandleravtale: |
19.09.2018 |
| Formål med behandlingen: |
Bømlo kommune kjøper teneste hjå Sikri Samsvar for oppfylging av GDPR og personvern.
Namn og kontaktinformasjon, stilling/verv for tilsette og politikarar, partitilhøyrsle for politikarar, postlister med innsynsmodul i sak- og arkivsystem - offentlege dokument er tilgjengelege. |
| Sikkerhetstiltak beskrivelse: |
Pkt 7 i avtalen: Tilfredsstillende informasjonssikkerhet.
Pkt 8 i avtalen: Taushetsplikt
Pkt 9 i avtalen: Tilgang til sikkerhetsdokumentasjon
Pkt 10 i avtalen: Varsling ved sikkerhetsbrudd
Pkt 11 i avtalen: Underleverandører - Databehandler plikter å inngå egne avtaler med underleverandører til KSS som regulerer underleverandørenes forvaltning av personopplysninger i forbindelse med levering og administrasjon av KSS. l avtaler mellom databehandler og underleverandører skal underleverandørene pålegges å ivareta alle plikter som databehandleren selv er underlagt i henhold til denne avtalen. Databehandler skal kontrollere at underleverandører til KSS overholder sine avtalemessige plikter, spesielt at informasjonssikkerheten er tilfredsstillende og at ansatte hos underleverandører er kjent med sine forpliktelser og oppfyller disse. Databehandler er ansvarlig overfor den behandlingsansvarlige for underleverandørenes handlinger og unnlatelser på samme måte som om dette hadde vært databehandlers egne handlinger og unnlatelser. |
| Omfang personopplysninger: |
Namn, ressursnummer, tenestestad, kommunal e-post for tilsette i kommunen. |
| Personopplysninger: Annet: |
Ja |
| Loggfunksjon: |
|
| Sletting av data: |
Brukertilgong vert sletta når den tilsette vert sett inaktiv i AD.
Namn og arbeidsstad i registrerte avvik vert ikkje sletta. |
| Antall brukere: |
1200 |
| |
|
Vedlegg |
|
Ingen vedlegg |
|
