Velkomen som lærling i Sund kommune

I læretida skal du verta betre kjent med Sund kommune, både som arbeidsplass og som lærebedrift. 

Du vil verta kjent med mange nye menneske, men og verta betre kjent med deg sjølv, dine eigenskapar og evna til å takla utfordringar og tileigna deg kunnskap. 

Denne opplæringsboka skal vera ditt verktøy i læretida. Måla er delt inn etter ulike opplæringsstadar. Du vil sjå at du skal arbeida  med nokre mål på fleire stadar. Det fins mange ulike måtar å løysa den same utfordringa på! 

Kvart mål er presentert med stikkord/spørsmål, planskjema og signaturfelt. 

Leiar på servicekontoret vil vera din fagansvarleg gjennom heile læretida. 

Instruktøren skal vera din rettleiar både i praktisk arbeid og i føring av opplæringsbok. 

Opplæringsboka er dokumentasjon på at du har fått opplæring i måla for faget. Du har difor plikt til å føra opplæringsbok gjennom heile læretida. 

Måla for faga er fastsett, men utforminga av opplæringsboka er det mogeleg å gjera noko med. Har du tankar om dette, spørsmål eller andre tilbakemeldingar er du velkomen til å ta kontakt. 

Me ønskjer deg lukka til som lærling og ny medarbeidar i Sund kommune. 

Eva Marit Telle Hamre

leiar servicekontoret

Informasjon til lærling i kontor- og administrasjonsfag

Namn:                                        Stilling:­­­­­­­­­­ Kontorfaglærling

Tilsetjingsdato:                       Arbeidsstad: Servicekontoret Sund kommune

Fagansvarleg: Leiar Eva Marit Telle Hamre

Nærmaste overordna:

Instruktørar:

Sett dato i feltet etter kvart som det vert gjeve informasjon til den ny tilsette om følgjande emne: (emne som ikkje er relevante skal stå opne)

1.      Sund kommune

2.      Den lokale arbeidsplass

3.      Personalreglement m.m. ferie, permisjon og velferd

4.      Løn spørsmål

5.      Organisasjonar og vernetenestar

KONTOR OG ADMINISTRASJONSFAGET 

Formål:

Kontor- og administrasjonsfaget skal leggja grunnlag for yrkesutøving innan service, kundebehandling og kontoradministrative oppgåver i offentlege og private verksemder. Faget skal medverka til å utvikle kompetanse innan elektroniske tenester, regelverk om personvern og krav til innsyn. Vidare skal faget fremja kompetanse om korleis bruk av teknologiske verktøy i kontorarbeid og informasjonsbehandling kan medverka til ei hensiktsmessig og effektiv organisering av arbeidet.

Opplæringa skal medverka til å utvikla lærlingen sin kompetanse i kundebehandling og kontoradministrative oppgåver. Vidare skal opplæringa medverka til å utvikla lærlingen sin kunnskap om verksemda sin organisering og strategi for kommunikasjonsløysingar internt og eksternt. Opplæringa skal fremja kompetanse i bruk av økonomisystem og i gjeldande regelverk for helse, miljø og tryggleik.

Opplæringa skal leggja til rette for at lærlingen kan utvikla endringskompetanse. Opplæringa skal vektleggja bruk av verksemda sitt digitale verktøy til kunnskapsorganisering og informasjonsflyt. Den skal leggja til rette for å utvikla lærlingen si praktiske kontorfaglege evne knytt til eigen arbeidsplass og funksjon i verksemda.

Fullført og bestått opplæring fører fram til fagbrev. Yrkestittel er kontor- og administrasjonsmedarbeidar.

Struktur:

Kontor- og administrasjonsfaget består av tre hovudområde. Hovudområda utfyller kvarandre og må sjåast i samanheng.

Opplæringsstadar etter kompetansemål:

Servicekontor, personal, økonomi, løn 

Hovudområde

Kontorservice

Hovudområdet omfattar verksemda si organisering, servicetilbod, kundebehandling, personalforvaltning, kontoradministrative arbeidsoppgåver og enklare saksbehandling. Hovudområdet omfattar også kunnskapsorganisering og informasjonsflyt i verksemda og kvalitetssikring av intern og ekstern kontorservice. Regelverk som regulerer arbeidsforhold og helse, miljø og tryggleik og handtering av endring og utvikling i organisasjonen er ein del av hovudområdet.

IKT-tenester (informasjons- og kommunikasjonsteknologitenester)

Hovudområdet omfattar bruk av teknologiske hjelpemiddel til kontoradministrative oppgåver og kommunikasjon med brukarar og kundar. I tillegg inngår tryggleiksrutinar for verksemda si kunnskapsorganisering og informasjonsflyt. Hovudområdet omfattar rettleiing i bruk av verksemda sine IKT-tenester og gjeldande regelverk knytt til dette.

Økonomi

Hovudområdet omfattar bruk av økonomisystem til innhenting, bearbeiding og framstilling av informasjon. Bruk av økonomisystem til innkjøps-, budsjett-, regnskaps-, lønns- og personalrelatert arbeid inngår i hovudområdet. 

Grunnleggande ferdigheter

Grunnleggande ferdigheter er integrert i kompetansemåla der de bidrar til utvikling av og er ein del av fagkompetansen. I kontor- og administrasjonsfaget forstår ein grunnleggande ferdigheter slik:

Å kunne uttrykke seg munnleg i kontor- og administrasjonsfaget inneber å kommunisere med brukarar og kundar som ledd i den totale serviceleveransen.

Å kunne uttrykke seg skriftleg i kontor- og administrasjonsfaget inneber å utarbeide dokument som inngår i det kontoradministrative arbeidet og kundebehandlinga.

Å kunne lese i kontor- og administrasjonsfaget inneber å tileigne seg, bearbeida og bruke informasjon i det daglege kontoradministrative arbeidet.

Å kunne rekne i kontor- og administrasjonsfaget inneber å bruke verksemda sitt økonomiske system til berekningar, kalkulasjon og statistikk ved bearbeiding og presentasjon av talmateriale.

Å kunne bruke digitale verktøy i kontor- og administrasjonsfaget inneber å bruke kontorstøttesystem og kontorteknologiske hjelpemidlar i kundebehandling og kontoradministrative oppgåver.

MÅL 1 - KONTORSERVICE      

MÅL 2 - IKT - TENESTER

MÅL 3 – ØKONOMI

 Oppgåver og læreprosess i samband med at lærling er hjå økonomiavdelinga

• Gjennomgang av prosessar og samanhengar knytt til budsjett og      rekneskap: Korleis vert budsjettet til, kven kan gjere vedtak, korleis      følgjer vi opp
• Gjennomgang av rekneskap; Resultat/Balanse, Utgifter, inntekter,      eigendelar og gjeld
• Gjennomgang av dei viktigaste skilnadene mellom rekneskap i privat      og offentleg sektor
• KOSTRA 
• Kontering og kontoplan
• Gjennomgang av budsjett i forhold til rekneskap
• Gjennomgang av budsjett, rekneskapsforståing
  • Eigne oppgåver i samband med budsjett/rekneskapsforståing.
• Opplæring i Visma Enterprise
• Bokføring, praktisk gjennomgang med øvingar
• Elektronisk fakturahandsaming frå A til Å
• Remittering/betaling frå A til Å
• Kundebehandling, kontakt med leverandører samt kommunens eigne      eininger
• Bruk av Excel
• Arkivering og fram henting av bilag – elektronisk og på papir,      gjennomgang av reglar for oppbevaring av rekneskapsopplysningar

Oppgåver og læreprosess i samband med at lærling er hjå lønsavdelinga

• Delta i prosess for lønskjøring for tilsette, timeløna og      politikar
• Timelistar – elektronisk og papirbasert
• Pensjon
• Sjukmeldingar/refusjon
• Fristar og årshjul
• Registrering av nye lønsmottakarar
  • Sjekke at personaldata blir registret korrekt
  • Namn, fødselsnr, adresse, poststad, skattekommune
  • Årsløn
  • Stillingskode
  • Stillingsnemning
  • Ansiennitet
  • Lønsgruppe
  • Skattetrekk
  • Bankkontonummer
  • Pensjonskasse
• Reiserekningar

 Vurdering

Reglar for sluttvurdering: Fagprøve

Alle skal opp til fagprøven, som normalt vert gjennomført innafor ei tidsramme på tre verkedagar.

Dei generelle reglane om vurdering er fastsett i forskrifta til opplæringslova.

Første halvår av læreperioden skal opplæringa skje på servicekontoret. Opplæringa vil først skje i kundeskranke/telefonsentral og og seinare i perioden på postmottaket. Lærlingane skal i denne perioden bli kjent med organisasjonen, få opplæring i korleis dei skal ta i mot kundar per telefon og ved personleg frammøte og få innføring i WebSak og arkivarbeid. 

Andre halvår skal lærlingane få 1 månad opplæring på opplæring persoanlkontoret. Den månaden lærlingen er hjå personalsjefen, vert det gjeve opplæring i tilsetjingssak, arbeidsavtale, rettigheiter for ferie og permisjon, planlegging av kurs/seminar frå A-Å, hovudtariffavtalen, arbeidsmiljølova, samt anna relevant lovverk. Lærlingen skal og i denne perioden ha  2 månader opplæring på økonomi- og lønskontoret. Det skal gjevast opplæring i fakturamottak, utrekning av løn, budsjett og rekneskap. Resten av perioden skal lærlingen være på servicekontoret med dei same oppgåvene som i første halvår i tillegg til fakturering av gebyr og informasjonsarbeid (intranett og internett). 

Tredje halvår skal lærlingane ha opplæringa si på servicekontoret med dei same oppgåvene som i andre halvår. 

Siste halvår skal lærlingane ha opplæring 1 månad på personalkontoret med dei same oppgåvene som i andree halvår og 2 månader opplæring på økonomi- og lønskontoret med dei same oppgåvene som i andre halvår. Resten av perioden skal lærlingen være på servicekontoret.